Tips til planlegging
Forslag til «huskeliste» / tidsplan: Se også menyvalget Skjema til planlegging som kan brukes ved planlegging og ansvarsfordeling.
Ca. 3 måneder før:
-
Sett av dato for Tårnagenthelg. Registrer deres menighet som deltaker på www.tarnagenthelg.no.
-
Se etter at de som setter opp gudstjenestelisten for neste år, setter opp gudstjeneste med Tårnagentpreg den aktuelle søndagen.
-
Økonomi: Noen bispedømmeråd har en pott med midler som skal gå til den lokale trosopplæringen. Søk gjerne bispedømmerådet om økonomisk støtte til Tårnagenthelg.
-
Informer i det lokale barne- og ungdomsarbeidet om Tårnagenthelgen: Hva det er, når den kommer, og inspirer ledere fra ulike sammenhenger til å bli med. Spør lederne som var med i fjor!
Ca 2 måneder før:
-
Inviter gjerne til en første inspirasjonssamling. Hvorfor ønsker dere å arrangere Tårnagenthelg i deres menighet? Hva ønsker dere at tårnagentene skal sitte igjen med etter helgen? Snakk sammen om ønsker, drømmer og målsetting.
-
Etter en slik samling (eller under en slik samling), kan ansvarlig for arrangementet i menigheten invitere noen til å bli med i en lokal arrangementskomité. Det bør være én tydelig leder eller koordinator for komitéen.
-
Komiteen begynner å se for seg den mer konkrete planleggingen av helgen. Gå gjennom tidsplanen (se «Innhold») og se hvordan dere tenker dere at en Tårnagenthelg vil se ut hos dere. Komiteen bør, der det er mulig, bestå av både ansatte og frivillige. Er det vanskelig for frivillige å engasjere seg i hele planleggingsprosessen, husk at informasjon er utrolig viktig. Alle som er med må vite hvilke oppgaver de skal ha, og hvilke forventninger som stilles til dem. Har man som frivillig en positiv opplevelse av å være med i år, har dere kanskje en lederstokk for de neste årene allerede? God og tydelig informasjon inspirerer og motiverer!
1-2 måneder før arrangementet:
-
Ta kontakt med det lokale politiet dersom dere ønsker å spørre noen derfra om å komme for å gi barna noen gode etterforskingstips og røpe noen yrkeshemmeligheter! Kan for eksempel være som agentoppvarming, som er en avdeling på ca 20 minutter under bolk 2: OPPDRAG symboljakt. Politiet kan for eksempel vise barna hvordan de tar fingeravtrykk?
-
Send pressemelding til lokalavis og til menighetsblad. Skriv ut plakater (Se under «Kommunikasjon») og heng opp. Del ut informasjonsfoldere til 8-åringer som er aktive i lokalt barnearbeid. Invitasjonsbrev sendes hjem til foresatte og 8-åringene, stemple brevene som «Topp hemmelig». Informer skolene om at Tårnagenthelg kommer. Brevmaler, annonsemaler, plakatmaler, brosjyrer, tomme brevmaler med logo, etc finner dere under «Kommunikasjon» (NB! Har dere hemmeligstemplet informasjonen i brevene til 8-åringene, må dere tenke gjennom hvordan dere ellers går ut med informasjon, slik at det er en god sammenheng i kommunikasjonen)
-
Ledermøte. Komiteen og lederne/medarbeiderne samles og arbeider med målsetting og ansvarsfordeling. Bruk tidsplanen med merknadsfelt under som utgangspunkt, gå gjennom og finn ut hvem som kan tenke seg å gjøre hva. NB! Med å begynne første ledermøte med å snakke om målsetting, hva dere vil og hvorfor dere ønsker Tårnagenthelg, legger dere et grunnlag som vil kunne være til stor inspirasjon, og i tillegg være en viktig ledetråd i planleggingen og gjennomføringen. Samtal om: Hva ønsker dere skal være det viktigste tårnagentene skal ha fått med seg fra helgen?
-
Noe som bør kjøpes inn, bestilles eller forberedes en stund i forveien?
-
Internett-tilgang og pc/storskjerm kan være greit å ha! Et par steder i programmet er det foreslått at dere sammen med agentene går inn på www.tarnagentene.no (for å skrive en kort agentrapport (se Oppdrag Tårnagenthelg på www.tarnagentene.no), for å se hvor ellers i landet det arrangeres Tårnagenthelg eller ganske enkelt for å la barna bli litt kjent med agentsiden - hvor de kan fortsette som agenter etter helgen er ferdig!).
-
Utdeling: Skal menigheten gi Tårnagentene noe - som skal bestilles i god tid? (Tårnagent-CDer (kommer 1.april), bøker, halsvarmere, forstørrelsesglass, agentkofferter eller annet til utdeling). Husk både å bestille i god tid, og legg utdeling inn i programmet der dere synes det passer best! Se informasjon under menyvalget «Forslag til materiell til utdeling».
Ukene før Tårnagenthelg:
-
Komiteen møtes og inspirerer og oppdaterer hverandre. Hvis ikke alle kan møtes, sørg for at alle får den samme informasjonen, og at den enkelte får den informasjonen som er nødvendig for å utføre oppgavene sine på best mulig måte.
-
Husk å gå gjennom brann – og sikkerhetsforskrifter med lederne i forkant av Tårnagenthelgen. Gå også gjennom sikkerheten der agentene skal besøke tårnet.
-
Der dere har med ledere som er unge og kanskje er ledere for første gang, gå gjennom forventninger og tenkte utfordringer, gi disse ekstra oppfølging. Én av de erfarne lederne kan ha et spesielt ansvar for disse.
-
Antall påmeldte? Noen 8-åringer blant de påmeldte som har særskilte behov på noen måte? Hvordan møter vi dem? Noen praktiske utfordringer? Ta i så fall kontakt med hjemmet, og finn løsninger i fellesskap. Tårnagenthelg er for alle 8-åringer, uansett funksjonsnivå. Husk også å gå gjennom påmeldingene med informasjon om ev matallergier eller andre behov hos deltakerne dere som arrangør må ta hensyn til i planlegging og gjennomføring av helgen.
-
Lær dere Tårnagentsangen! Ferdig innspilling, tekst og noter, og tips til innøving finner dere under menyvalget «Aktiviteter». Sangen blir også lagt ut på tårnagentenes egen agentside:www.tarnagentene.no.
-
Lurt tips til navn på agentgruppene: Navneforslag
-
Gå innom agentsiden www.tarnagentene.no (Sjekk blant annet ut Oppdrag Tårnagenthelg på agentsiden!) på internett og bli kjent med den. På denne siden kan Tårnagentene fortsette som agenter også etter Tårnagenthelgen! Her kan de løse oppdrag, få sin egen agentkode, og foreta tidsreiser tilbake til bibelsk tid. Dersom barna blir med i, eller starter sin egen hemmelige Tårnagentklubb, blir de en del av det store tårnagentfelleskapet i hele landet, de kan levere løsninger på oppdragene og se hvordan andre agenter har løst oppdragene! Å kjapt gå innom denne siden sammen med Tårnagentene, kan gi barna (og kanskje noen ledere og foreldre?) inspirasjon til å fortsette med agentvirksomhet etter at helgen er ferdig. Skriv ut utdelingslapper om agentsiden som dere kan gi med åtteåringene og foreldrene hjem (for eksempel på kirkekaffen): Utdelingslapper om www.tarnagentene.no
-
Noe som skal avtales eller ordnes sammen med organist, prest, kirkekaffe-komitéen eller andre aktører før gudstjenesten med Tårnagentpreg? Da bør det gjøres i god tid.
-
Gå gjennom tidsplanen for helgen sammen - og sjekk med hjelp av denne om dere er i rute. Se under.
-
Siste ledermøte. Gå igjennom ansvarsoppgaver, oppfølging av den enkelte medarbeider og siste finish.
-
Gå gjennom hele huskelisten over for å fange opp ting som kan ha blitt glemt;-)
Den norske kirke - Kirkerådet, Ansv. redaktør: Trude Evenshaug
Søndagsskolen. Ansv. redaktør Gøran Byberg